Lo que una empresa debe revisar entre octubre y diciembre para que el cierre del año no traiga sorpresas en la declaración de renta, en la exógena ni en la asamblea de socios.
El cierre no empieza en enero. Las cifras que van a la declaración de renta, a la información exógena y a los estados financieros de la asamblea se construyen en los últimos tres meses del año. Esta es la lista que usamos con nuestros clientes.
Octubre · depurar
- Conciliaciones bancarias al día, con partidas conciliatorias identificadas y no "arrastradas" desde meses anteriores.
- Cartera: clasificar por edades, documentar la gestión de cobro y definir qué saldos se van a provisionar o castigar. El deterioro bajo NIIF necesita evidencia; la deducción fiscal, requisitos propios.
- Inventarios: programar la toma física y conciliar diferencias antes del 31 de diciembre, no después.
- Anticipos y cuentas por legalizar: cada saldo sin soporte al cierre es un gasto no deducible o un ingreso presunto.
Noviembre · proyectar
- Proyección de renta con las cifras a octubre: tarifa, renta presuntiva (hoy en 0 %), descuentos tributarios, pérdidas compensables y anticipo del año siguiente. Es el momento de saber cuánto impuesto viene y si hay decisiones por tomar.
- Retenciones practicadas y autorretenciones: conciliar lo contabilizado contra lo declarado y contra los certificados que entregarán los clientes. Las diferencias aparecen en la exógena y generan requerimientos.
- Beneficios y topes: verificar límites de deducciones y rentas exentas, operaciones con vinculados y obligaciones de precios de transferencia si aplican.
- Nómina: prima de diciembre, vacaciones causadas, cesantías e intereses. Las provisiones deben quedar causadas y pagadas en las fechas legales para ser deducibles.
Diciembre · cerrar
- Pagos a terceros: recordar que los costos y gastos con personas naturales o jurídicas que no facturen electrónicamente, o sin el soporte exigido, no son deducibles.
- Activos fijos: revisar vidas útiles, depreciación del año y bajas. Conciliar la depreciación contable con la fiscal.
- Pasivos estimados y provisiones: lo que sea provisión contable sin obligación cierta no es deducible; dejarlo identificado evita ajustes de último minuto.
- Documentación: actas de asamblea del año, libros oficiales al día, certificado de existencia vigente y contratos relevantes archivados.
Y para enero
Con el cierre limpio, enero es para la información exógena (que se arma con los terceros del año), el cálculo definitivo de renta y los estados financieros que irán a la asamblea antes del 31 de marzo. Si la empresa debe tener revisor fiscal, el dictamen necesita que todo lo anterior esté listo con tiempo.
¿Prefiere que este cierre lo lleve un equipo externo? El BPO contable y tributario de Asercont incluye el cierre anual, la proyección de renta y la preparación de la exógena. Solicite una propuesta.
Este artículo es información general y no constituye asesoría para un caso particular. Para una revisión de su situación, solicite una asesoría.